Adfærdskodeks

Odgers Berndtsons globale forretning er forpligtet til de højeste standarder for socialt og miljømæssigt ansvar. Vi forventer, at vores leverandører og forretningspartnere deler vores mål om at fremme lovlige, professionelle, retfærdige praksisser, der respekterer menneskerettigheder, har den højeste forretningsetik og bæredygtighed, samt at støtte og bidrage til vores mål om at opretholde og forbedre vores miljømæssige og sociale forpligtelser.

Vi anerkender både muligheden og ansvaret, vi har, i samarbejde med vores leverandører, for at tage føringen i at adressere presserende globale udfordringer. Derfor er miljømæssige, sociale og økonomiske overvejelser indlejret i vores beslutningstagning. Dette gælder også for de leverandører, vi bruger. Vi mener, at bæredygtige indkøb vil hjælpe os med at opnå bæredygtig vækst ved at håndtere risici, maksimere effektivitet og skabe værdi.

Denne leverandørstandard for adfærd eksisterer for at fremme og sikre sikre og retfærdige arbejdsforhold samt ansvarlig håndtering af miljø- og sociale spørgsmål i vores forsyningskæde.

Vi kræver enighed om disse "Standarder" fra alle, der er involveret i vores forsyningskæde. Standarderne beskriver vores forventninger til, hvordan alle vores leverandører driver deres forretning, og gælder for alle leverandører, der leverer produkter eller tjenester til os. Alle leverandører forventes at handle i overensstemmelse med standarderne, herunder at tilpasse politikker, praksisser og retningslinjer og kommunikere og håndhæve standarderne i hele deres organisation og på tværs af deres forsyningskæde.

Vi forventer, at vores leverandører opererer i overensstemmelse med alle gældende love og regler. Dette inkluderer dem, der respekterer individers menneskerettigheder, og som tager hensyn til de miljømæssige og sikkerhedsmæssige påvirkninger af produkter og tjenester. Når der opstår forskelle mellem standarderne i standarderne og lovgivningsmæssige krav, gælder den strengere standard, i overensstemmelse med gældende lovgivning eller regulering.

Vores værdier

Vi er forpligtet til at følge de følgende kerneværdier i al vores omgang med vores kunder, vores medarbejdere og vores samfund:

Excellence; Respekt; Forbundethed; Integritet.

Vi forventer, at alle vores leverandører støtter disse værdier gennem de produkter og tjenester, de leverer til os.

Menneskerettigheder

Vi anerkender vores ansvar for at beskytte menneskerettighederne. Vi forventer, at vores forretningspartnere og leverandører respekterer menneskerettighederne og har politikker og processer på plads for at opfylde deres ansvar for at beskytte og respektere de menneskerettigheder, der gælder for alle arbejdstagere, leverandører og deres forsyningskæder, samt overholde alle relevante love, regler og direktiver i de lande, hvor de opererer.

Leverandører, der indkøber varer eller tjenester i geografier med høj risiko for menneskerettighedskrænkelser, skal straks underrette os og give information om de skridt, som leverandøren har taget for at sikre, at risikoen for menneskerettighedskrænkelser i relation til denne indkøbsaktivitet bliver fuldt ud afbødet. Lande med høj risiko for menneskerettighedskrænkelser kan identificeres via offentlige kilder.

Vi har forpligtelser i henhold til Modern Slavery Act 2015 for at sikre overholdelse, og vi tager dette ansvar meget alvorligt.

Tvangsarbejde

Leverandører og forretningspartnere må ikke bruge eller tillade, at deres underleverandører anvender børnearbejde, slaveri, tvangsarbejde eller obligatorisk arbejde, herunder fængselsarbejde, tvangsarbejde, gældsarbejde eller andre former for tvangsarbejde.

Disse praksisser, identificeret af Den Internationale Arbejdsorganisation (ILO), inkluderer tilbageholdelse af løn, opbevaring af identitetsdokumenter og begrænsning af bevægelsesfrihed. For fuld vejledning fra ILO, se: De 8 ILO-fundamentale konventioner.

Leverandører bør implementere foranstaltninger, der sikrer, at arbejdstagere ikke bliver udnyttet af tredjeparts arbejdsudbydere.

Derudover må leverandører ikke engagere sig i eller støtte menneskehandel og opfordres til at implementere due diligence-tiltag for at sikre, at der ikke forekommer menneskehandel i deres udvidede forsyningskæder. Leverandører skal også overholde kravene i gældende lovgivning om slaveri, tvangsarbejde og menneskehandel uden begrænsninger.

Børnearbejde

Leverandører og forretningspartnere skal sikre, at ingen personer under 15 år eller under den lovpligtige alder for at afslutte obligatorisk uddannelse, alt efter hvad der er højere, bliver ansat. De nødvendige forebyggende foranstaltninger for at sikre dette omfatter aldersverifikationssystemer, træning for ledere og kommunikation med underleverandører og leverandører om børnearbejde. Leverandører skal også overholde lokale love vedrørende minimumsalderen for ansatte og alle andre gældende børnearbejdslover.

Kompensation

Vore leverandører og forretningspartnere skal betale arbejdstagerne regelmæssigt og til tiden mindst den mindsteløn eller den passende gældende løn, alt efter hvad der er højere, og overholde alle lovgivningskrav om løn. Odgers Berndtson i Storbritannien er en underskriver af Living Wage Foundation. Alle andre typer af lovbestemte ydelser skal leveres som krævet ved lov, herunder, hvor det er relevant, betalt ferie, pension, lovpligtig forsikring, sundhedsydelser, barselsorlov, forældreorlov, familiestøtteorlov og børnepasningsydelser. Al overarbejde skal udføres og kompenseres i overensstemmelse med loven og den enkelte ansættelseskontrakt eller anden gældende kontrakt eller overenskomst.

Arbejdstid

Vore leverandører skal sikre, at arbejdstagerne ikke er forpligtet til at arbejde mere end de relevante lovgivningsmæssige grænser for arbejdstid, overarbejdstimer og antal arbejdsdage pr. uge. Alt overarbejde skal være frivilligt. Arbejdstagerne skal tildeles og korrekt kompenseres for alle typer betalt orlov eller fritid, som de lovligt har ret til i henhold til gældende lovgivning, herunder ferie, barsels-/forældreorlov, familiestøtteorlov og sygeorlov. Selvom det forstås, at overarbejde kan være nødvendigt, skal leverandører udføre operationer på måder, der begrænser overarbejde til et niveau, der sikrer humane og produktive arbejdsforhold.

Foreningsfrihed og kollektive forhandlinger

Vore leverandører og forretningspartnere skal anerkende og respektere arbejdstagernes ret til foreningsfrihed og kollektive forhandlinger uden indblanding, diskrimination, hævn eller chikane og skal opfylde eller overgå de relevante krav i lokal lovgivning.

Sundhed og sikkerhed

Vi er forpligtet til at tilbyde vores medarbejdere et sikkert og trygt arbejdsmiljø, der beskytter deres helbred og fremmer fysisk og mental trivsel, uanset hvor i verden de arbejder. Vore leverandører forventes at støtte vores forpligtelser ved at sikre, at de overholder alle gældende sundheds- og sikkerhedslove og -bestemmelser i de jurisdiktioner, hvor de opererer, har de rette foranstaltninger på plads for at håndtere sundhed og sikkerhed og kan levere deres varer og tjenester sikkert, uden risici for sundheden.

Som minimum forventer vi, at vores leverandører og forretningspartnere:

• overholder vores sundheds- og sikkerhedskrav, mens de er på vores lokationer; herunder, men ikke begrænset til, aftalte arbejdsmetoder og arbejdstilladelsesordninger, herunder underskrifter, tid og datoer;

• rapporterer alle hændelser og nærved-hændelser i relation til kontrakten;

• stiller deres sundheds- og sikkerhedspolitik, ledelsesordninger og forsikringer til rådighed på anmodning.

Miljø

Vi er fuldt forpligtede til at minimere vores forretningsdrifts miljøaftryk, samtidig med at vi globalt bidrager til de samfundsmæssige mål for bæredygtig udvikling. Vi kræver, at vores entreprenører, leverandører og tjenesteudbydere har miljømæssige bæredygtighedsforpligtelser og driftsstandarder, der svarer til vores egne, eller mindst arbejder på at opnå dem.

Vi er tilsluttet Science Based Targets for at reducere vores CO2-udledning væsentligt inden 2030 og opnå netto-nul i 2050.

Vi foretrækker at arbejde med leverandører, der har det største potentiale for at påvirke vores bæredygtighedsperformance og støtte os i at levere vores miljøforpligtelser, herunder men ikke begrænset til:

• at minimere brugen af ressourcer som elektricitet, gas, vand, papir;

• at reducere CO2-aftrykket forbundet med vores tjenester i overensstemmelse med, hvad videnskaben siger er nødvendigt for at opnå en 1,5°C-verden;

• at omdirigere alt affald genereret af vores kontorer væk fra deponering.

Etisk forretningspraksis

Integritet er afgørende for et bæredygtigt forhold til leverandører, og vi vil ikke tolerere korruption eller bestikkelse i nogen form. Vi forventer, at alle leverandører opretholder de højeste standarder i etisk forretningspraksis og overholder kravene i alle gældende anti-korruptionslove. Vores nul-tolerance tilgang kræver, at alle leverandører og forretningspartnere har politikker, systemer og/eller procedurer på plads for at sikre nul tolerance overfor, men ikke begrænset til, menneskerettighedskrænkelser, hvidvaskning af penge, bedrageri, bestikkelse, skatteunddragelse, interessekonflikter, korruption og andre uretmæssige betalinger, goder, gaver eller andre bestikkelser.

Fortrolighed og informationssikkerhed

Vore leverandører og forretningspartnere skal have robuste cybersikkerhedsprocesser og -kontroller på plads for at beskytte data og fortrolige oplysninger. Leverandører skal vedtage og opretholde processer for at sikre rimelige beskyttelser for personlige, proprietære og fortrolige oplysninger, herunder oplysninger, de får adgang til, modtager eller behandler på vegne af Odgers Berndtson. Derudover skal leverandører overholde alle gældende love og regler om privatliv/data-beskyttelse og informationssikkerhed.

Privatliv og databeskyttelse

Vi forventer, at vores leverandører beskytter personlige oplysninger, de behandler på vores vegne. Leverandører skal vedtage og opretholde processer for at sikre overholdelse af gældende databeskyttelses- og privatlivslove og give rimelige beskyttelser for personlige oplysninger, herunder oplysninger, de får adgang til, modtager eller behandler på vores vegne. Leverandører bør anerkende, at uautoriseret brug og/eller videregivelse af sådanne oplysninger kan have alvorlige juridiske, omdømmemæssige og økonomiske konsekvenser.

Fasilitering af skatteunddragelse

Vore leverandører og forretningspartnere må ikke deltage i nogen aktivitet, praksis eller opførsel, der ville udgøre eller lette skatteunddragelse (herunder men ikke begrænset til de britiske overtrædelser i henhold til afsnit 45(1) og 46(1) af UK Criminal Finances Act 2017 (Act)).

Vore leverandører og forretningspartnere skal have og opretholde politikker og procedurer, der er både rimelige for at forhindre facilitering af skatteunddragelse af en anden person (herunder uden begrænsning alle ansatte) og sikre overholdelse af denne klausul.

Leverandører og forretningspartnere skal sikre det samme for alle tilknyttede selskaber, retained agents, underleverandører, mellemmænd eller arbejdstagere, der udfører tjenester eller leverer varer til os.

Fysisk sikkerhed

Vore leverandører, kunder og forretningspartnere skal overholde vores sikkerhedskrav, når de arbejder med os, og forpligte sig til at beskytte vores medarbejdere, ejendom, aktiver og omdømme. Besøgende på vores lokationer skal ledsages så vidt muligt; ikke gå ind på arbejdsområder uden tilladelse; ikke tage fotografier eller videoer uden forudgående skriftlig tilladelse; overholde alle gældende love og relevante regulatoriske krav; tage ansvar for deres personlige ejendele; overholde eventuelle ad hoc krav, der måtte blive implementeret afhængig af deres arbejdsområde.

Forsikring

Vore leverandører og forretningspartnere skal have passende og relevant forsikring, herunder men ikke begrænset til, offentlig og produktansvar og professionel ansvarsforsikring, som er gyldig i hele kontraktens varighed. De skal overholde anmodninger om at give bevis for forsikring eller andre relaterede oplysninger og holde virksomheden ajour med eventuelle væsentlige ændringer.

Underleverandørarbejde

Vore leverandører og forretningspartnere skal søge vores skriftlige samtykke før nogen underleverandørarbejde.

Inklusion

Inklusion er i vores DNA.

Vi forventer, at vores leverandører deler samme forpligtelse til at være mangfoldige og inklusiv, både i deres drift og forsyningskæder.

Til gengæld vil vores leverandører blive behandlet retfærdigt og lige under udbuds- og indkøbsprocessen, med beslutninger baseret på klare udvælgelseskriterier.

Leverandører bør tage alle nødvendige skridt for at være inkluderende i deres drift, herunder men ikke begrænset til:

• Behandle arbejdere med værdighed og respekt til enhver tid;

• Sikre, at alle love og gældende diskriminationslovgivning overholdes med hensyn til fair behandling af mennesker;

• Tilbyde en retfærdig og gennemsigtig rekrutterings- og ansættelsesproces;

• Sikre en arbejdsplads fri for diskrimination, mobning, chikane eller upassende adfærd;

• Sikre, at ingen oplever ulemper baseret på (men ikke begrænset til) følgende: alder, handicap, etnicitet, tro, køn, kønsidentitet, civilstand, forældrestatus eller graviditet, seksuel orientering, social oprindelse eller nogen anden underrepræsenteret gruppe;

• Have en erklæret forpligtelse til at være mangfoldig og inklusiv og være i stand til at demonstrere aktiv overholdelse, hvis det anmodes om det.

Resumé

Disse standarder fastlægger vores forventninger til nuværende og fremtidige leverandører. Vi forventer, at alle nye og eksisterende leverandører opfylder vores minimumsforventninger som nævnt.

Vi opfordrer leverandører til at indføre effektive ledelsessystemer, der anvender de bedste tilgængelige teknikker og praksisser for at overholde disse standarder og kontinuerligt forbedre deres præstationer. Dette bør inkludere en proces for identifikation og proaktiv afbødning af risici i forbindelse med overholdelse af disse standarder, samt en proces for løbende overvågning og gennemgang af risikostyring og hurtig og præcis rapportering af alle hændelser.

Manglende overholdelse af disse standarder fra en leverandørs side kan føre til en gennemgang af vores forhold eller eventuel opsigelse af vores forhold. Vi forbeholder os retten til at revidere vores leverandører i henhold til disse standarder.

Vi er forpligtet til løbende at gennemgå og opdatere disse standarder. Derfor kan dette dokument ændres fra tid til anden.

Indholdet af disse standarder er supplerende og påvirker ikke på nogen måde Odgers Berndtsons rettigheder og retsmidler under de relevante kontrakter med hver leverandør, hvis der er nogen. I tilfælde af manglende overholdelse af kravene i disse standarder eller kontraktbrud, forbeholder vi os retten og beholder den ene ret til at udnytte enhver ret i henhold til disse standarder, enhver relevant kontrakt og/eller lokale love og regler.

Manglende overholdelse af kravene i disse standarder kan udgøre et kontraktbrud. I tilfælde af konflikt eller uklarhed mellem en bestemmelse i disse standarder og bestemmelserne i en relevant kontrakt med en leverandør, vil bestemmelserne i den kontrakt have forrang.