Código de Conducta para Proveedores

El negocio global de Odgers Berndtson está comprometido con los más altos estándares de responsabilidad social y ambiental. Esperamos que nuestros proveedores y socios comerciales compartan nuestro objetivo de promover prácticas legales, profesionales y justas que respeten los derechos humanos, tengan la más alta ética empresarial y sostenibilidad, y apoyen y contribuyan a nuestro objetivo de mantener y mejorar nuestros compromisos ambientales y sociales.

Reconocemos tanto la oportunidad como la responsabilidad que tenemos, en asociación con nuestros proveedores, de tomar la iniciativa para abordar problemas globales apremiantes. Por lo tanto, las consideraciones ambientales, sociales y económicas están integradas en nuestra toma de decisiones. Esto también se aplica a los proveedores que utilizamos. Creemos que las compras sostenibles nos ayudarán a lograr un crecimiento sostenible mediante la gestión del riesgo, la maximización de la eficiencia y la generación de valor.

Estas Normas de Conducta para Proveedores existen para promover y garantizar condiciones de trabajo seguras y justas y la gestión responsable de los problemas ambientales y sociales en nuestra cadena de suministro.

Requerimos el acuerdo con estos "Estándares" de todos los involucrados en nuestra cadena de suministro. Las Normas describen nuestras expectativas sobre cómo todos nuestros proveedores llevan a cabo sus negocios y se aplican a todos los proveedores que nos proporcionan productos o servicios. Se espera que todos los proveedores actúen de acuerdo con las Normas, incluida la alineación de las políticas, prácticas y directrices, y la comunicación y aplicación de las Normas en toda su organización y en toda su cadena de suministro.

Esperamos que nuestros proveedores operen de acuerdo con todas las leyes y regulaciones aplicables. Esto incluye a aquellos que respetan los derechos humanos de las personas y son conscientes de los impactos ambientales y de seguridad de los productos y servicios. Cuando surjan diferencias entre las normas establecidas en las Normas y los requisitos legales o reglamentarios, se aplicará la norma más estricta, de conformidad con la legislación o reglamento aplicable.

NUESTROS VALORES

Nos comprometemos a adherirnos a los siguientes valores fundamentales en todas nuestras relaciones con nuestros clientes, nuestra gente y nuestras comunidades:

• Excelencia;
• Respeto;
• Conexo;
• Integridad.

Esperamos que todos nuestros proveedores apoyen estos valores a través de los productos y servicios que nos proporcionan.

DERECHOS HUMANOS

Reconocemos nuestra responsabilidad de proteger los derechos humanos. Esperamos que nuestros socios comerciales y proveedores respeten los derechos humanos y que cuenten con políticas y procesos para cumplir con su responsabilidad de proteger y respetar los derechos humanos que se aplican a todos los trabajadores, proveedores y sus cadenas de suministro, y que cumplan con todas las leyes, regulaciones y directivas relevantes en los países donde operan.

Los proveedores que se abastecen de bienes o servicios en zonas geográficas con alto riesgo de violaciones de los derechos humanos deben notificarnos inmediatamente y proporcionar información sobre las medidas que el proveedor ha tomado para garantizar que el riesgo de violación de los derechos humanos en relación con esta actividad de compra se mitigue por completo. Los países con alto riesgo de violaciones de los derechos humanos pueden ser identificados a través de fuentes públicas.

Tenemos la obligación de garantizar el cumplimiento de la Ley de Esclavitud Moderna de 2015 y nos tomamos muy en serio esta responsabilidad.

TRABAJO FORZOSO

Los proveedores y socios comerciales no utilizarán ni permitirán que su subcontratista utilice mano de obra infantil, esclava, forzosa u obligatoria, incluido el trabajo penitenciario, el trabajo forzado, el trabajo en condiciones de servidumbre u otras formas de trabajo forzoso.

Estas prácticas, identificadas por la Organización Internacional del Trabajo (OIT), incluyen la retención de salarios, la retención de documentos de identidad y la restricción de movimiento. Para obtener una orientación completa de la OIT, consulte: Los 8 Convenios Fundamentales de la OIT.

Los proveedores deben poner en marcha medidas que garanticen que los trabajadores no sean explotados por terceros proveedores de mano de obra.

Además, los proveedores no deben participar ni apoyar la trata de personas y se les alienta a implementar medidas de diligencia debida para garantizar que no exista trata de personas en sus cadenas de suministro extendidas. Los proveedores también deben cumplir plenamente con los requisitos de las leyes aplicables sobre esclavitud, trabajo forzoso y trata de personas sin limitación.

Trabajo infantil

Los proveedores y socios comerciales se asegurarán de que ninguna persona menor de 15 años o menor de la edad para completar la educación obligatoria, la que sea mayor, esté empleada. Entre las medidas preventivas necesarias para garantizar este objetivo figuran los sistemas de verificación de la edad, la formación de los directivos y la comunicación con los subcontratistas y proveedores sobre cuestiones relacionadas con el trabajo infantil. Los proveedores también deben cumplir con las leyes locales relativas a la edad mínima de los empleados y todas las demás leyes aplicables sobre trabajo infantil.

COMPENSACIÓN

Nuestros proveedores y socios comerciales deben pagar a los trabajadores de forma regular y puntual al menos el salario mínimo o el salario prevaleciente adecuado, el que sea mayor, y cumplir con todos los requisitos legales sobre salarios. Odgers Berndtson, en el Reino Unido, es signatario de la Living Wage Foundation. Todos los demás tipos de beneficios exigidos por la ley deben proporcionarse según lo exija la ley, incluidos, según corresponda, la licencia pagada, la pensión, el seguro obligatorio, las prestaciones de salud, la licencia de maternidad, la licencia parental, la licencia por cuidado de la familia y las prestaciones por cuidado de los hijos. Todas las horas extraordinarias deben realizarse y compensarse de acuerdo con la ley y el contrato de trabajo de la persona u otro contrato o convenio colectivo aplicable.

HORARIO DE TRABAJO

Nuestros proveedores deben asegurarse de que los trabajadores no estén obligados a trabajar más allá de los límites legales pertinentes en cuanto a horas de trabajo, horas extraordinarias y número de días laborables a la semana. Todas las horas extras deben ser consensuadas. A los trabajadores se les debe conceder y compensar correctamente cualquier tipo de permiso remunerado o tiempo libre al que tengan derecho legalmente en virtud de la legislación aplicable, que puede incluir vacaciones, permiso de maternidad/paternidad, permiso de cuidado familiar y permiso por enfermedad. Si bien se entiende que se pueden requerir horas extras, los proveedores deben llevar a cabo las operaciones de manera que limiten las horas extras a un nivel que garantice condiciones de trabajo humanas y productivas

LIBERTAD SINDICAL Y NEGOCIACIÓN COLECTIVA

Nuestros proveedores y socios comerciales deben reconocer y respetar el derecho de los empleados a la libertad de asociación y negociación colectiva sin interferencias, discriminación, represalias o acoso, y deben cumplir o superar los requisitos pertinentes de la legislación local.

SALUD Y SEGURIDAD

Nos comprometemos a proporcionar a nuestra gente un entorno de trabajo seguro que salvaguarde su salud y promueva el bienestar físico y mental, independientemente del lugar del mundo en el que trabajen. Se espera que nuestros proveedores respalden nuestros compromisos asegurándose de que cumplen con todas las leyes y regulaciones de salud y seguridad aplicables en las jurisdicciones en las que operan, cuentan con los arreglos adecuados para administrar la salud y la seguridad, y pueden proporcionar sus bienes y servicios de manera segura, sin riesgos para la salud.

Como mínimo, esperamos que nuestros proveedores y socios comerciales:

• cumplir con nuestros requisitos de salud y seguridad mientras se encuentre en nuestras instalaciones; incluyendo, pero no limitado a las declaraciones de métodos acordados y los acuerdos de permiso de trabajo, incluidas las firmas, la hora y las fechas;
• informar de todos los incidentes y cuasi accidentes relacionados con el contrato;
• Proporcionar su declaración de política de salud y seguridad, arreglos de administración y seguros a pedido.

MEDIO AMBIENTE

Estamos totalmente comprometidos con la minimización de la huella ambiental de nuestras operaciones comerciales, al tiempo que contribuimos globalmente a la evolución de los objetivos sociales para el desarrollo sostenible. Exigimos a nuestros contratistas, proveedores y prestadores de servicios que tengan compromisos de sostenibilidad ambiental y estándares operativos comparables a los nuestros o, al menos, que trabajen para alcanzarlos.

Nos hemos adherido a los objetivos basados en la ciencia para reducir sustancialmente nuestras emisiones de carbono para 2030 y pasar a cero emisiones netas para 2050.

Preferimos trabajar con proveedores que tengan el mayor potencial para influir en nuestro desempeño en materia de sostenibilidad y para que nos apoyen en el cumplimiento de nuestros compromisos medioambientales, incluidos, entre otros, los siguientes:

• minimizar el uso de recursos como la electricidad, el gas, el agua, el papel;
• reducir la huella de carbono asociada a nuestros servicios en línea con lo que la ciencia dice que es necesario para lograr un mundo de 1,5 °C;
• Desviar todos los residuos generados por nuestras oficinas lejos de los vertederos.

PRÁCTICA EMPRESARIAL ÉTICA

La integridad es vital para una relación sostenible con los proveedores y no toleraremos la corrupción ni el soborno en ninguna forma. Esperamos que todos los proveedores mantengan los más altos estándares en prácticas comerciales éticas y cumplan con los requisitos de todas las leyes anticorrupción aplicables. Nuestro enfoque de tolerancia cero requiere que todos los proveedores y socios comerciales cuenten con políticas, sistemas y/o procedimientos para garantizar la tolerancia cero hacia, entre otros, abusos de los derechos humanos, lavado de dinero, fraude, soborno, evasión de impuestos, conflictos de intereses, corrupción y otros pagos indebidos, regalos de beneficios u otros incentivos.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Nuestros proveedores y socios comerciales deben contar con procesos y controles de ciberseguridad sólidos para proteger los datos y la información confidencial. Los proveedores deben adoptar y mantener procesos para proporcionar protecciones razonables para la información personal, de propiedad exclusiva y confidencial, incluida la información a la que acceden, reciben o procesan en nombre de Odgers Berndtson. Además, los proveedores deben cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables en materia de privacidad/protección de datos y seguridad de la información.

PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

Esperamos que nuestros proveedores protejan la información personal que procesan en nuestro nombre. Los proveedores deben adoptar y mantener procesos para garantizar el cumplimiento de las leyes de privacidad y protección de datos aplicables y proporcionar protecciones razonables para la información personal, incluida la información a la que acceden, reciben o procesan en nuestro nombre. Los proveedores deben reconocer que el uso y/o la divulgación no autorizados de dicha información pueden tener graves consecuencias jurídicas, financieras y de reputación

FACILITACIÓN DE LA EVASIÓN FISCAL

Nuestros proveedores y socios comerciales no participarán en ninguna actividad, práctica o conducta que constituya o facilite la evasión fiscal (incluidos, entre otros, los delitos del Reino Unido en virtud de las secciones 45(1) y 46(1) de la Ley de Finanzas Penales del Reino Unido de 2017 (Ley).

Nuestros proveedores y socios comerciales deben tener y mantener implementadas las políticas y procedimientos que sean razonables para evitar la facilitación de la evasión fiscal por parte de otra persona (incluidos, entre otros, todos los empleados) y para garantizar el cumplimiento de esta cláusula.

Los proveedores y socios comerciales garantizarán lo mismo de cualquier afiliado, agente contratado, subcontratista, intermediario o trabajador que preste servicios o nos proporcione bienes.

SEGURIDAD FÍSICA

Nuestros proveedores, clientes y socios comerciales deben cumplir con nuestros requisitos de seguridad cuando trabajan con nosotros y comprometerse con la protección de nuestra gente, propiedad, activos y reputación. Los visitantes en nuestras instalaciones deben ser escoltados en la medida de lo razonablemente posible; no entrar en las plantas de trabajo sin autorización; no tomar ninguna fotografía o video sin la aprobación previa por escrito; cumplir con toda la legislación aplicable y los requisitos reglamentarios pertinentes; asumir la responsabilidad de sus objetos personales; Cumplir con los requisitos ad hoc que puedan implementarse en función de su ámbito de trabajo.

SEGURO

Nuestros proveedores y socios comerciales deben tener un seguro adecuado y relevante, incluido, entre otros, un seguro de responsabilidad civil y de productos defectuosos y un seguro de responsabilidad civil profesional que esté vigente durante la duración del contrato. Deben cumplir con cualquier solicitud para proporcionar prueba de seguro u otra información relacionada y mantener a la empresa al tanto de cualquier cambio material.

SUBCONTRATACIÓN

Nuestros proveedores y socios comerciales deben solicitar nuestro consentimiento por escrito antes de cualquier subcontratación.

INCLUSIVIDAD

La inclusión está en nuestro ADN.

Esperamos que nuestros proveedores compartan el mismo compromiso de ser diversos e inclusivos, tanto en sus operaciones como en sus cadenas de suministro.

A cambio, nuestros proveedores recibirán un trato justo e igualitario durante el proceso de licitación y compra, y las decisiones se tomarán en base a criterios de selección claros.

Los proveedores deben tomar todas las medidas necesarias para ser inclusivos en sus operaciones, que incluyen, entre otras, las siguientes:

• tratar a los trabajadores con dignidad y respeto en todo momento;
• garantizar el cumplimiento de todas las leyes y de cualquier legislación aplicable en materia de discriminación en relación con el trato justo de las personas;
• proporcionar procesos de contratación y contratación justos y transparentes;
• proporcionar un lugar de trabajo libre de discriminación, intimidación, acoso o comportamiento inapropiado;
• Asegurarse de que ninguna persona experimente desventajas basadas en (pero no limitado a) lo siguiente:
• edad, discapacidad, etnia, fe, género, identidad de género, estado civil, estado parental o embarazo, orientación sexual, origen social o cualquier otro grupo subrepresentado;
• Tener un compromiso declarado de ser diverso e inclusivo y ser capaz de demostrar un cumplimiento activo si se le solicita.

RESUMEN

Estas normas establecen nuestras expectativas para los proveedores actuales y futuros. Esperamos que todos los proveedores nuevos y existentes cumplan con nuestras expectativas mínimas, como se indicó.

Alentamos a los proveedores a instituir sistemas de gestión efectivos que utilicen las mejores técnicas y prácticas disponibles para adherirse a estos Estándares y mejorar continuamente su desempeño. Esto debe incluir un proceso para la identificación y mitigación proactiva de los riesgos asociados con el cumplimiento de estas Normas, así como un proceso para el monitoreo y la revisión continuos de los controles de riesgos, y la notificación rápida y precisa de todos los incidentes.

El incumplimiento por parte de un proveedor de estas Normas puede dar lugar a una revisión de nuestra relación o posiblemente a la terminación de nuestra relación. Nos reservamos el derecho de auditar a nuestros proveedores de acuerdo con estas Normas.

Nos comprometemos a revisar y actualizar continuamente estas Normas. Por lo tanto, este documento está sujeto a modificaciones periódicas.

El contenido de estas Normas es adicional y no afecta ni perjudica en modo alguno ninguno de los derechos y recursos de Odgers Berndtson en virtud de los contratos pertinentes con cada proveedor, si los hubiera. En caso de incumplimiento de los requisitos de estas Normas o incumplimiento de contrato, nos reservamos el derecho y conservamos la discreción exclusiva de ejercer cualquier derecho en virtud de estas Normas, cualquier contrato pertinente y/o las leyes y reglamentos locales.

El incumplimiento u omisión de los requisitos de estas Normas puede constituir un incumplimiento de contrato. En caso de conflicto o ambigüedad entre cualquier disposición de estas Normas y las disposiciones de cualquier contrato relevante con cualquier proveedor, prevalecerán las disposiciones de ese contrato.