Beleid voor leveranciers

De wereldwijde activiteiten van Odgers Berndtson zijn toegewijd aan de hoogste normen van sociale en milieuverantwoordelijkheid. Wij verwachten van onze leveranciers en zakenpartners dat zij onze doelstelling delen om wettige, professionele en eerlijke praktijken te bevorderen waarbij de mensenrechten worden gerespecteerd, dat zij de hoogste bedrijfsethiek en duurzaamheid hanteren en dat zij onze doelstelling om onze milieu- en sociale verplichtingen te handhaven en te verbeteren, ondersteunen en hieraan bijdragen.

We erkennen zowel de kans als de verantwoordelijkheid die we hebben om samen met onze leveranciers het voortouw te nemen bij het aanpakken van dringende mondiale problemen. Daarom zijn milieu-, sociale en economische overwegingen verankerd in onze besluitvorming. Dit geldt ook voor de leveranciers die we gebruiken. Wij geloven dat duurzaam inkopen ons zal helpen om duurzame groei te realiseren door risico's te beheersen, efficiëntie te maximaliseren en waarde te creëren.

Deze Gedragsnormen voor Leveranciers zijn er om veilige en eerlijke arbeidsomstandigheden en een verantwoordelijk beheer van milieu- en sociale kwesties in onze toeleveringsketen te bevorderen en te garanderen.

We eisen instemming met deze "Bedrijfsnormen" van iedereen die betrokken is bij onze toeleveringsketen. De Bedrijfsnormen beschrijven onze verwachtingen ten aanzien van de manier waarop al onze leveranciers zaken doen en zijn van toepassing op alle leveranciers die producten of diensten aan ons leveren. Van alle leveranciers wordt verwacht dat zij handelen in overeenstemming met de Bedrijfsnormen, inclusief het afstemmen van beleid, praktijken en richtlijnen en het communiceren en handhaven van de Bedrijfsnormen binnen hun organisatie en in hun toeleveringsketen. We verwachten van onze leveranciers dat ze werken in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving. Hieronder vallen ook regels die de mensenrechten van individuen respecteren en rekening houden met de milieu- en veiligheidseffecten van producten en diensten. Wanneer er verschillen ontstaan tussen normen in de Bedrijfsnormen en wettelijke of regelgevende vereisten, is de strengste norm van toepassing, in overeenstemming met de toepasselijke wet- of regelgeving.

We zetten ons in om de volgende kernwaarden na te leven in al onze contacten met onze klanten, onze mensen en onze gemeenschappen:

· ondersteunend zijn;

· samenwerken;

· eerlijk zijn.

We verwachten van al onze leveranciers dat ze deze waarden ondersteunen door middel van de producten en diensten die ze aan ons leveren.

MENSENRECHTEN

We erkennen onze verantwoordelijkheid om mensenrechten te beschermen. We verwachten van onze zakenpartners en leveranciers dat ze de mensenrechten respecteren en dat ze beleid en processen hebben om te voldoen aan hun verantwoordelijkheid om de mensenrechten te beschermen en te respecteren die gelden voor alle werknemers, leveranciers en hun toeleveringsketens en dat ze voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving en richtlijnen in de landen waar ze actief zijn.

Leveranciers die goederen of diensten inkopen in landen met een hoog risico op mensenrechtenschendingen moeten ons onmiddellijk op de hoogte stellen en informatie geven over de stappen die de leverancier heeft genomen om ervoor te zorgen dat het risico op mensenrechtenschendingen in verband met deze inkoopactiviteit volledig wordt beperkt. Landen met een hoog risico op mensenrechtenschendingen kunnen worden geïdentificeerd via openbare bronnen.

We hebben verplichtingen onder de Modern Slavery Act 2015 om naleving te garanderen en we nemen deze verantwoordelijkheid serieus.

DWANGARBEID

Leveranciers en zakenpartners zullen geen gebruik maken of toestaan dat hun onderaannemer gebruik maakt van kinderarbeid, slavenarbeid, dwangarbeid of verplichte arbeid, met inbegrip van gevangenisarbeid, contractarbeid, schuldarbeid of andere vormen van dwangarbeid.

Deze praktijken, geïdentificeerd door de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO), omvatten het inhouden van loon, het inhouden van identiteitsdocumenten en bewegingsbeperking. Voor volledige richtlijnen van de ILO, zie: De 8 basisverdragen van de ILO.

Leveranciers moeten maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat werknemers niet worden uitgebuit door externe arbeidsbemiddelaars.

Daarnaast mogen toeleveranciers zich niet inlaten met mensenhandel en deze ook niet ondersteunen, en worden zij aangemoedigd om due diligence maatregelen te nemen om te garanderen dat er geen mensenhandel plaatsvindt in hun uitgebreide toeleveringsketens. Leveranciers moeten ook volledig voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wetgeving op het gebied van slavernij, dwangarbeid en mensenhandel, zonder enige beperking.

KINDERARBEID

Leveranciers en zakenpartners zorgen ervoor dat niemand onder de 15 jaar of onder de leeftijd voor het voltooien van verplicht onderwijs, afhankelijk van welke leeftijd hoger is, wordt tewerkgesteld. De noodzakelijke preventieve maatregelen om dit te garanderen omvatten leeftijdscontrolesystemen, training voor managers en communicatie met onderaannemers en leveranciers over kinderarbeid. Leveranciers moeten ook de lokale wetgeving naleven met betrekking tot de minimumleeftijd van werknemers en alle andere toepasselijke wetten inzake kinderarbeid.

COMPENSATIE

Onze leveranciers en zakenpartners moeten hun werknemers regelmatig en op tijd ten minste het minimumloon of het toepasselijke geldende loon betalen, afhankelijk van welk loon hoger is, en voldoen aan alle wettelijke vereisten op het gebied van lonen. Odgers Berndtson in het Verenigd Koninkrijk heeft de Living Wage Foundation ondertekend. Alle andere soorten wettelijk verplichte voordelen moeten worden verstrekt zoals wettelijk vereist, inclusief, indien van toepassing, betaald verlof, pensioen, wettelijke verzekering, gezondheidsvoordelen, zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof en kinderopvang. Al het overwerk moet worden verricht en gecompenseerd in overeenstemming met de wet en het arbeidscontract van de betreffende persoon of een ander toepasselijk contract of collectieve arbeidsovereenkomst.

WERKTIJDEN

Onze leveranciers moeten ervoor zorgen dat werknemers niet verplicht worden om meer te werken dan de relevante wettelijke grenzen voor werktijden, overuren en het aantal werkdagen per week. Al het overwerk moet met instemming van de werknemer gebeuren. Werknemers moeten alle vormen van betaald verlof of vrije tijd waar ze wettelijk recht op hebben, zoals vakantiedagen, zwangerschaps-/ouderschapsverlof, zorgverlof en ziekteverlof, krijgen en correct gecompenseerd krijgen. Hoewel overwerk noodzakelijk kan zijn, moeten toeleveranciers het overwerk beperken tot een niveau dat menselijke en productieve arbeidsomstandigheden garandeert.

VRIJHEID

Onze leveranciers en zakenpartners moeten het recht van werknemers op vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen erkennen en respecteren zonder inmenging, discriminatie, vergelding of intimidatie en moeten voldoen aan de relevante vereisten van de lokale wetgeving of deze overtreffen.

Gezondheid en veiligheid

Wij zetten ons in om onze mensen een veilige werkomgeving te bieden die hun gezondheid beschermt en hun fysieke en mentale welzijn bevordert, waar ter wereld ze ook werken. Van onze leveranciers wordt verwacht dat ze onze toezeggingen ondersteunen door ervoor te zorgen dat ze voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gezondheid en veiligheid in de rechtsgebieden waarin ze actief zijn, dat ze de juiste regelingen hebben getroffen voor het beheren van gezondheid en veiligheid en dat ze hun goederen en diensten veilig en zonder gezondheidsrisico's kunnen leveren.

Van onze leveranciers en zakenpartners verwachten we minimaal het volgende:

· voldoen aan onze gezondheids- en veiligheidsvereisten terwijl ze op ons terrein zijn; inclusief, maar niet beperkt tot, overeengekomen methodeverklaringen en werkvergunningen inclusief handtekeningen, tijd en data;

· alle incidenten en bijna-ongelukken met betrekking tot het contract rapporteren;

· hun gezondheids- en veiligheidsbeleidsverklaring, beheersregelingen en verzekeringen op verzoek verstrekken.

Milieu

We zetten ons volledig in om de ecologische voetafdruk van onze bedrijfsactiviteiten te minimaliseren en tegelijkertijd wereldwijd bij te dragen aan de zich ontwikkelende maatschappelijke doelen voor duurzame ontwikkeling. Wij eisen van onze aannemers, leveranciers en dienstverleners dat zij zich inzetten voor een duurzaam milieu en dat zij bedrijfsnormen hanteren die vergelijkbaar zijn met onze eigen normen of op zijn minst ernaar streven deze te bereiken.

We hebben ons verbonden aan Science Based Targets om onze koolstofuitstoot tegen 2030 aanzienlijk te verminderen en tegen 2050 op nul uit te komen.

We werken bij voorkeur met leveranciers die het grootste potentieel hebben om onze duurzaamheidsprestaties te beïnvloeden en ons te ondersteunen bij het nakomen van onze milieuverplichtingen, inclusief maar niet beperkt tot:

· het minimaliseren van het gebruik van hulpbronnen zoals elektriciteit, gas, water en papier;

· het verminderen van de koolstofvoetafdruk van onze diensten in overeenstemming met wat volgens de wetenschap nodig is om een wereld met een temperatuur van 1,5°C te bereiken;

· al het afval dat door onze kantoren wordt gegenereerd niet naar de stortplaats brengen.

Ethisch zakendoen

Integriteit is essentieel voor een duurzame relatie met leveranciers en we tolereren geen enkele vorm van corruptie of omkoping. We verwachten van alle leveranciers dat ze de hoogste normen voor ethisch zakendoen hanteren en voldoen aan de vereisten van alle toepasselijke anticorruptiewetten. Onze nultolerantiebenadering vereist van alle leveranciers en zakenpartners dat zij beleid, systemen en/of procedures hanteren die een nultolerantie garanderen ten aanzien van, maar niet beperkt tot, schendingen van mensenrechten, het witwassen van geld, fraude, omkoping, belastingontduiking, belangenverstrengeling, corruptie en andere ongepaste betalingen, voordelen, geschenken of andere stimulansen.

VERTROUWELIJKHEID EN INFORMATIEBEVEILIGING

Onze leveranciers en zakenpartners moeten beschikken over robuuste cyberbeveiligingsprocessen en -controles om gegevens en vertrouwelijke informatie te beschermen. Leveranciers moeten processen aannemen en onderhouden om redelijke bescherming te bieden voor persoonlijke, eigendoms- en vertrouwelijke informatie, inclusief informatie waartoe zij toegang hebben, die zij ontvangen of die zij verwerken namens Odgers Berndtson. Daarnaast moeten leveranciers voldoen aan alle toepasselijke wetten en voorschriften op het gebied van privacy/gegevensbescherming en informatiebeveiliging.

PRIVACY EN GEGEVENSBESCHERMING

Wij verwachten van onze leveranciers dat zij persoonlijke informatie beschermen die zij namens ons verwerken. Leveranciers moeten processen aannemen en onderhouden om naleving van de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming en privacy te waarborgen en redelijke bescherming te bieden voor persoonlijke informatie, met inbegrip van informatie die zij namens ons openen, ontvangen of verwerken. Leveranciers moeten erkennen dat onbevoegd gebruik en/of openbaarmaking van dergelijke informatie ernstige juridische, reputatie- en financiële gevolgen kan hebben.

FACILITEREN VAN BELASTINGONTDUIKING

Onze leveranciers en zakenpartners zullen zich niet bezighouden met activiteiten, praktijken of gedragingen die belastingontduiking vormen of vergemakkelijken (met inbegrip van, maar niet uitsluitend, de Britse overtredingen onder artikel 45(1) en 46(1) van de Britse Criminal Finances Act 2017 (Act).

Onze leveranciers en zakenpartners moeten beleidsregels en procedures hebben en handhaven die zowel redelijk zijn om te voorkomen dat belastingontduiking door een andere persoon (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, alle werknemers) wordt vergemakkelijkt, als om naleving van deze clausule te waarborgen.

Leveranciers en zakenpartners garanderen hetzelfde van alle gelieerde ondernemingen, ingehuurde agenten, onderaannemers, tussenpersonen of werknemers die diensten verlenen of goederen aan ons leveren.

FYSIEKE BEVEILIGING

Onze leveranciers, klanten en zakenpartners moeten voldoen aan onze veiligheidseisen wanneer ze met ons samenwerken en zich inzetten voor de bescherming van onze mensen, eigendommen, bezittingen en reputatie. Bezoekers op ons terrein moeten worden begeleid voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is; ze mogen de werkvloer niet betreden zonder toestemming; ze mogen geen foto's of video's maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming; ze moeten voldoen aan alle toepasselijke wetgeving en relevante regelgevende vereisten; ze moeten verantwoordelijk zijn voor hun persoonlijke bezittingen; ze moeten voldoen aan alle ad-hocvereisten die kunnen worden geïmplementeerd afhankelijk van hun werkterrein.

VERZEKERING

Onze leveranciers en zakenpartners moeten beschikken over adequate en relevante verzekeringen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, openbare en productaansprakelijkheidsverzekeringen en beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen die geldig zijn voor de duur van het contract. Ze moeten voldoen aan elk verzoek om een bewijs van verzekering of andere gerelateerde informatie te overleggen en het bedrijf op de hoogte houden van belangrijke wijzigingen.

ONDERAANNEMING

Onze leveranciers en zakenpartners moeten onze schriftelijke toestemming vragen voordat ze een beroep doen op onderaannemers.

INCLUSIVITEIT

Inclusie zit in ons DNA.

We verwachten van onze leveranciers hetzelfde streven naar diversiteit en inclusie, zowel in hun activiteiten als in hun toeleveringsketens.

In ruil daarvoor worden onze leveranciers eerlijk en gelijk behandeld tijdens het aanbestedings- en inkoopproces, waarbij beslissingen worden genomen op basis van duidelijke selectiecriteria.

Leveranciers moeten alle stappen nemen die nodig zijn om inclusief te zijn in hun activiteiten, waaronder, maar niet beperkt tot:

· werknemers te allen tijde met waardigheid en respect behandelen;

· ervoor zorgen dat alle wetten en alle toepasselijke discriminatiewetgeving worden nageleefd met betrekking tot de eerlijke behandeling van mensen;

· eerlijke en transparante wervings- en aanwervingsprocessen;

· het bieden van een werkplek zonder discriminatie, pesterijen, intimidatie of ongepast gedrag;

· ervoor zorgen dat niemand een achterstand ondervindt op basis van (maar niet beperkt tot) het volgende:

· leeftijd, handicap, etniciteit, geloof, geslacht, genderidentiteit, burgerlijke staat, ouderlijke staat of zwangerschap, seksuele geaardheid, sociale afkomst of een andere ondervertegenwoordigde groep;

· een verklaard engagement hebben om divers en inclusief te zijn en in staat zijn om de actieve naleving ervan aan te tonen als daarom wordt gevraagd.

SAMENVATTING

In deze normen staan onze verwachtingen voor huidige en toekomstige leveranciers. We verwachten van alle nieuwe en bestaande leveranciers dat ze voldoen aan onze minimumverwachtingen.

We moedigen leveranciers aan om effectieve managementsystemen op te zetten die gebruikmaken van de best beschikbare technieken en praktijken om aan deze normen te voldoen en hun prestaties voortdurend te verbeteren. Dit moet een proces omvatten voor de identificatie en proactieve beperking van risico's die verband houden met de naleving van deze normen, evenals een proces voor voortdurende bewaking en herziening van risicocontroles, en snelle en nauwkeurige rapportage van alle incidenten.

Als een leverancier zich niet aan deze Beleidsregels houdt, kan dit leiden tot een herziening van onze relatie of mogelijk beëindiging van onze relatie. We behouden ons het recht voor om onze leveranciers te controleren in overeenstemming met deze Richtlijnen.

We streven ernaar om deze Richtlijnen voortdurend te herzien en bij te werken. Daarom kan dit document van tijd tot tijd worden gewijzigd.

De inhoud van deze Richtlijnen is aanvullend op en heeft geen enkele invloed op of doet geen afbreuk aan de rechten en rechtsmiddelen van Odgers Berndtson onder de relevante contracten met elke leverancier, indien van toepassing. In het geval van niet-naleving van de vereisten van deze Richtlijnen of schending van het contract, behouden wij ons het recht voor en behouden wij ons het alleenrecht voor om rechten uit te oefenen onder deze Richtlijnen, elk relevant contract en/of lokale wet- en regelgeving.

Als de vereisten van deze Richtlijnen niet worden nageleefd of als dit wordt nagelaten, kan dit een contractbreuk vormen. In het geval van een conflict of ambiguïteit tussen een bepaling van deze Richtlijnen en de bepalingen van een relevant contract met een leverancier, prevaleren de bepalingen van dat contract.